Esta checklist de Black Friday no lleva ni un descuento. Empieza el sábado por la mañana, con el café en la mano y Shopify enseñándote la mejor cifra del año. Sabes cuánto has vendido, al minuto.
Lo que no sabes es cuántas unidades de la oferta quedan de verdad en la estantería. Ni qué pedidos del viernes siguen sin salir. Ni qué te va a volver en diciembre.
Sabes lo que vendes. ¿Y lo demás?
Aquí van seis preguntas sobre ese «lo demás». Se contestan este mes, con un papel y sin instalar nada, con nosotros o sin nosotros. Cada una lleva cómo comprobarla y qué dejar decidido antes de que empiecen a entrar los pedidos.
Por qué esta checklist no lleva ni una oferta
Busca cómo preparar tu tienda para el Black Friday y te saldrán banners, cuentas atrás, asuntos de correo en mayúsculas y pruebas de velocidad de la web. Todo eso está bien, y todo eso acaba en el clic de «comprar».
Esta lista empieza ahí.
Después del clic hay una unidad que descontar, un pedido que preparar, una caja que recoge la agencia, una factura y, a veces, un paquete que vuelve. En un mes normal, los huecos entre esas cosas los tapa alguien con horas: revisa, corrige, llama. No se nota, y por eso nadie lo llama falta de control.
En campaña crecen los pedidos. Las horas, no. Lo que alguien tapaba se queda al aire, y se queda todo a la vez.
Una advertencia sincera: un mes antes de la campaña no se cambia de sistema. Lo que sí se puede hacer es saber dónde están los huecos y dejar escrito quién los vigila.
1. ¿El stock que enseña la tienda es el que hay?
A las doce y tres minutos alguien compra la última unidad de la oferta. A las doce y cuatro, otra persona compra la misma. Las dos han pagado. El lunes alguien tiene que escribir a una de ellas.
Para evitar vender sin stock en Black Friday, la pregunta no es cuántas unidades tienes. Es de dónde sale el número que ve el cliente. ¿Cuándo baja una unidad: al vender, al preparar o al enviar? ¿La devolución que espera revisión en una esquina ya cuenta como disponible? ¿Y las unidades que un mayorista pidió por teléfono, que no han pasado por Shopify?
Cómo comprobarlo esta semana. Elige una referencia de la oferta y pregunta a quien lleva el stock qué la hace subir y qué la hace bajar. Si la respuesta tiene un «depende» o un «eso lo apunta fulano», ya sabes dónde mirar.
Qué dejar decidido. Quién puede corregir el número durante la campaña: una persona, no tres. Y qué se hace cuando se agota una referencia de la oferta: se oculta, se sustituye o se deja en reserva. Decidido hoy, no a medianoche.
El resto de motivos por los que el número se descuadra los contamos en cómo dejar de vender lo que no tienes.
En Fulcora, los pedidos de fuera de Shopify entran a mano o por API y descuentan del mismo stock que ve la tienda.
2. ¿Llega la reposición del proveedor a tiempo?
El martes después de la campaña, la referencia que más ha vendido está a cero. El proveedor tarda tres semanas. Alguien lo sabía. Nadie lo había apuntado.
Cómo comprobarlo esta semana. Una lista corta: las referencias que cargan con la campaña. Al lado de cada una, el plazo de su proveedor. Y al lado del plazo, el día en que hay que pedir para que la mercancía llegue cuando hace falta. Si ese día ya ha pasado, mejor saberlo hoy que el martes.
Qué dejar decidido. Los mínimos. El stock mínimo de un mes normal no es el de la campaña: con el número de siempre, cuando salta, ya vas tarde. Revísalos para estas semanas. Y decide también quién los devuelve a su sitio cuando pasen, porque si nadie lo hace, en enero sigues comprando como si fuera noviembre.
En Fulcora, cuando una referencia baja de su mínimo o se queda sin stock, se genera el pedido de compra y se puede enviar solo al proveedor por correo. El mínimo lo pones tú a mano o se calcula solo con lo que has vendido las últimas semanas.
3. ¿Sabes cada tarde qué pedidos han quedado sin salir?
Son las siete. La agencia ya ha pasado. Alguien pregunta si ha salido todo y la respuesta es «creo que sí».
«Creo que sí» es la falta de control dicha en tres palabras.
Shopify te enseña lo que está sin preparar. No te enseña el pedido que entró por teléfono, la cancelación que llegó por correo ni el cambio de dirección que alguien leyó en un WhatsApp. Si los pendientes viven en tres sitios, nadie los tiene todos.
Cómo comprobarlo esta semana. Mañana, a la hora de cerrar, pide la lista de lo que ha quedado sin salir y el motivo de cada pedido. Fíjate en de cuántos sitios sale la respuesta.
Qué dejar decidido. Un solo sitio donde estén todos los pendientes. Una persona que responde de él. Y una regla: al cerrar el día, la lista está vacía o cada pedido que queda tiene su motivo escrito. Sin excepciones en campaña, que es justo cuando más falta hace.
En Fulcora eso es un panel que hay que vaciar cada día, no un aviso que se puede ignorar. La lista de preparación se actualiza sola con lo que entra, lo que se cancela y lo que cambia de dirección. Así trabajamos los pendientes.
Lo que se gana no es velocidad. Es cerrar el día sabiendo que lo que ha salido es lo que tocaba.
4. ¿Puede preparar pedidos alguien que llega nuevo?
Llega alguien a echar una mano en la campaña. A media mañana, quien mejor conoce el almacén lleva más rato contestando preguntas que preparando.
Preparar el almacén para Black Friday no es contratar. Es que las manos que llegan no dependan de las que ya están.
Cómo comprobarlo esta semana. Mira dónde están las referencias de la oferta. Si van a salir en muchos pedidos y están al fondo, cada pedido es un paseo. Durante estas semanas, acércalas a la zona de preparación, al principio del recorrido.
Qué dejar decidido. Qué pedidos se preparan juntos. Los que sólo llevan una referencia de la oferta, por ejemplo, salen mejor en tanda que uno a uno.
Si trabajas con un centro logístico externo, la pregunta cambia de dueño. Pregúntale cómo le llegan los pedidos que no vienen de Shopify y a qué hora corta. Lo que entra después del corte sale al día siguiente, y el cliente no lo sabe.
Lo que cambia cuando cada referencia tiene su dirección lo contamos en preparar pedidos sin papel.
En Fulcora, la app de almacén ordena el recorrido por ubicaciones y agrupa varios pedidos para prepararlos en una pasada. Quien llega nuevo va adonde le dice el móvil.
5. ¿Lo que te va a cobrar la agencia es lo que toca?
En diciembre llega la factura de la agencia. Es más alta que nunca, y tiene sentido: has enviado más que nunca. ¿Pero cuánto más debería ser? Nadie lo sabe decir.
Cómo comprobarlo esta semana. Ten a mano la tarifa vigente, la que firmaste, no la del año pasado. Y revisa que las referencias de la campaña tienen bien el peso y las medidas. Sin esos dos datos no hay forma de saber cuánto debía costar un envío, ni ahora ni en diciembre.
Qué dejar decidido. Dos preguntas para tu agencia: a qué hora recoge esos días y qué pasa con lo que se queda sin recoger. Y una tarea para después: poner la factura al lado de lo que debía costar cada envío, aunque sea con una muestra.
En Fulcora, con las tarifas, los pesos y las medidas se calcula lo que debería costar cada envío y se contrasta con la factura del transportista. Con GLS, SEUR, FedEx, UPS o cualquier agencia con API.
6. ¿Quién decide qué vuelve a la venta en diciembre?
Una caja vuelve una mañana de diciembre y se queda junto a la puerta. ¿Se puede vender otra vez? ¿Quién lo mira? ¿Cuándo vuelve al stock? ¿Y la factura se entera?
Las devoluciones después del Black Friday no se arreglan en diciembre. Se deciden ahora.
Qué dejar decidido. El circuito entero, por escrito: quién recibe la devolución, quién la revisa, cuándo vuelve al stock y cómo la acompaña la factura. Si el paquete vuelve y la factura no se entera, las cuentas dejan de cuadrar sin que nadie lo vea.
Y los cambios, aparte. Nuestro fundador ayudó de forma puntual a un ecommerce en el que cada cambio generaba un pedido nuevo, y la app de facturación lo volvía a facturar aunque no se cobraba. Fueron unos seis meses de facturas de venta duplicadas, por miles de euros al mes. El fallo estaba en la costura entre dos apps.
Más sobre lo que pasa cuando un pedido vuelve.
En Fulcora, la logística inversa va en el mismo sistema que el stock y la facturación.
Si has contestado «no sé» a más de dos
No es falta de ganas ni de gente. Tu equipo sabe hacer su trabajo. Lo que pasa es que esas respuestas no viven en ningún sitio: están repartidas entre Shopify, una hoja de cálculo, el correo de alguien y la memoria de quien lleva más años.
La campaña no crea el problema. Sólo lo enseña, todo a la vez y con prisa. Y cuando pasa, las horas de siempre lo vuelven a tapar.
Apunta lo que falle estas semanas. En enero se decide mejor con una lista que con un recuerdo.
Por qué una suma de apps no contesta a estas seis preguntas lo explicamos en qué hace un ERP para Shopify que tu pila de apps no puede hacer.
Qué hacemos nosotros con esto
Fulcora es un ERP hecho sólo para ecommerce españoles que venden en Shopify. Las seis preguntas de esta lista se contestan en el mismo sistema: el stock que ve la tienda, las compras al proveedor, los pendientes, la preparación, las agencias, las devoluciones y la facturación.
Si la mercancía la mueve un centro logístico externo, también sirve: lo integramos por API.
Desde 500 € al mes, sin permanencia y con un mes de preaviso. La implantación va aparte.
Si quieres saber cuáles de tus «no sé» tienen arreglo, hablemos de tu caso. Es media hora, y si no te encaja, te lo diremos.
Lo que pasa entre el almacén y la contabilidad, en un solo sistema
Fulcora es un ERP hecho para Shopify: pedidos, almacén, envíos y contabilidad, con VeriFactu y SII.
