Preparar pedidos sin papel: qué cambia el día que el almacén tiene ubicaciones

Son las nueve. Alguien imprime los pedidos pendientes, los grapa y se los lleva al almacén. Así empieza la preparación de pedidos en un ecommerce que ha crecido más deprisa que su sistema, y funciona: hay una persona que sabe dónde está todo, que reconoce cada referencia por la caja y que encuentra la última unidad aunque esté donde no debería.

Funciona hasta el día que esa persona no está. O hasta el día que los pedidos se doblan y hacen falta manos que no saben nada del almacén.

Esto no es un catálogo de métodos de picking. Es lo que cambia en un día normal de preparación cuando cada referencia tiene una dirección y cada pedido se prepara con un móvil en la mano: qué deja de depender de una persona, qué error se caza a tiempo y qué pasa cuando los pedidos se multiplican.

Cómo se preparan hoy los pedidos cuando el almacén vive en la cabeza de alguien

Nada de lo que sigue es una mala práctica. Es lo que pasa cuando el almacén crece de una estantería a un pasillo, y del pasillo a varios, sin que nadie decida cómo se ordena. Es, de hecho, la primera de las señales de que el sistema administrativo se ha quedado corto: el almacén va por libre.

La hoja impresa es una foto de las nueve de la mañana

La hoja dice lo que había pendiente cuando se imprimió. A partir de ahí el día sigue: entran pedidos nuevos, un cliente cancela, otro escribe para cambiar la dirección o la talla. Nada de eso llega al papel.

Así que alguien hace de puente. Vuelve a imprimir a mediodía, tacha a boli, baja al almacén a avisar de que el pedido de la página tres no sale. Si el aviso llega tarde, el paquete se va igual.

El preparador que sabe dónde está todo

Un almacén sin ubicaciones funciona gracias a alguien así. Sabe que la sudadera negra en M está en la segunda balda de la izquierda, detrás de las cajas de la temporada pasada, y que las últimas tazas grandes están en el altillo. No lo tiene apuntado en ningún sitio. Lo sabe porque las puso él.

Ese conocimiento vale mucho, y por eso mismo es un riesgo. No es un dato que se pueda consultar: es un recorrido que alguien lleva en las piernas. Cuando le preguntan, deja lo que está haciendo. Cuando no está, el resto prepara buscando. Y cuando la mercancía nueva se coloca donde hay hueco, el mapa sólo se actualiza en una cabeza.

Los errores de picking que no se ven hasta que vuelve la caja

Coger la talla de al lado. El mismo modelo en otro color, que en la balda parece igual. La unidad que estaba apartada para otro pedido y que alguien cogió porque era la que tenía a mano.

Ninguno de esos errores se ve en el almacén. El paquete sale, la agencia lo entrega y el error aparece en casa del cliente. Entonces es un correo, un envío de vuelta, otro de ida y una devolución que gestionar. Y con una hoja impresa, cuando el error aparece ya es tarde para saber por qué pasó.

Qué es una ubicación, y por qué no hace falta reformar el almacén

Una ubicación es una dirección dentro del almacén. Un código para cada hueco —pasillo, estantería, altura— y una etiqueta con ese código pegada en el hueco. Nada más.

Cada referencia vive en una ubicación o en varias, y el sistema sabe cuántas unidades hay en cada una. La sudadera negra en M deja de estar «detrás de las cajas de la temporada pasada» y pasa a estar en B-03-2. Cualquiera puede ir a B-03-2.

Dentro de eso hay una distinción que conviene tener clara desde el principio: la zona de picking y la de reserva. La de picking es la balda a mano, donde se coge para preparar: pocas unidades de cada referencia, a una altura cómoda y en el camino. La de reserva es donde se guarda el resto: las cajas cerradas, el palé, el altillo. La misma referencia puede estar en las dos.

Montar esto no exige comprar estanterías ni cambiar nada de sitio. Exige etiquetar los huecos que ya tienes y registrar qué hay en cada uno. Es trabajo de orden, no de obra.

La diferencia entre llevar un inventario y llevar un almacén la contamos en qué hace un ERP para Shopify que tus apps no pueden hacer. Aquí la bajamos al suelo.

Lo que cambia en la preparación el primer día

Con las ubicaciones puestas, preparar un pedido deja de ser buscar y pasa a ser recorrer.

El pedido te dice adónde ir, no qué buscar

El preparador ya no lleva una hoja con nombres de producto. Lleva un móvil que le dice a qué ubicación ir, qué referencia coger y cuántas unidades.

La app de almacén de Fulcora ordena el recorrido según las ubicaciones: no en el orden en que entraron los pedidos, sino en el orden en que están los huecos en el pasillo. Y agrupa varios pedidos para prepararlos juntos en una pasada. Si tres pedidos llevan la misma taza, se pasa una vez por su balda, no tres.

La lista, además, no es una foto: se actualiza sola durante el día. Los pedidos llegan desde Shopify según entran, y con ellos las cancelaciones y los cambios de dirección. Lo que se prepara a las once incluye lo que se vendió a las diez y media, y ya no incluye lo que se canceló a las diez. Así lo montamos.

Leer el código antes de que entre en la caja

Cómo se usa el móvil al coger cada unidad depende de cómo trabaja cada almacén, y la preparación se adapta a eso, no al revés.

Donde en una misma caja van varios productos, la app da error al intentar meter un artículo que no toca. El fallo se sabe ahí, delante de la balda, con la unidad buena a medio metro. Donde todo sale ya empaquetado y preparar es poner la etiqueta, no hay caja que montar y el trabajo es otro.

Es la diferencia entre detectar un error y descubrirlo. Detectarlo cuesta devolver una sudadera a su hueco. Descubrirlo cuesta dos envíos, una devolución y la paciencia de un cliente.

Quien entró ayer prepara sin preguntar

Si el móvil dice adónde ir y qué coger, preparar deja de exigir conocer el almacén. Exige saber leer una etiqueta.

No vamos a decirte que alguien nuevo prepara igual de rápido que quien lleva años en ese almacén, porque no es verdad. Pero no tiene que buscar ni interrumpir a nadie para encontrar el modelo de la temporada pasada. Es lo que cuenta cuando en campaña se suman dos personas para unas semanas.

Y quien sí sabe dónde está todo deja de ser la persona a la que se le pregunta todo. Puede dedicarse a lo que sólo él sabe hacer.

Inventario por ubicación: cuántas hay en cada hueco

Con ubicaciones, el inventario deja de ser un número por referencia. Es un número por referencia y por hueco: tres en la balda de picking, veinte en la reserva del fondo.

La unidad que está, pero no donde debería

Una unidad mal ubicada es, a efectos prácticos, una unidad que no existe. El sistema dice que hay, el preparador va al hueco y no está. Acaba como pedido que no sale o como compra de algo que ya tenías. De eso, y del resto de motivos por los que el stock no cuadra, va cómo dejar de vender lo que no tienes.

Lo que añaden las ubicaciones es que el descuadre tiene dirección. Ya no es «faltan dos sudaderas en algún sitio»: es «en B-03-2 debería haber tres y hay una».

Contar una estantería, no el almacén

El recuento que para la actividad un día entero existe porque, cuando el sistema sólo sabe totales, no hay otra forma de contar. Con ubicaciones sí la hay: se cuenta un hueco y se compara con lo que el sistema dice que hay en ese hueco.

En Fulcora ese recuento se hace desde la misma app del almacén, ubicación por ubicación. Se cuenta un hueco o un pasillo cada vez, no el almacén entero de golpe.

Cuando un hueco no cuadra, la diferencia es pequeña, reciente y tiene sitio. Averiguar qué pasó con dos unidades de una balda esta semana es asumible. Averiguarlo con todo el almacén una vez al año no lo es.

Reponer la ubicación de picking antes de que se quede vacía

Esta parte es de método. Conviene montarla igual, se use el sistema que se use.

Dos sitios para la misma referencia: donde se coge y donde se guarda

Si toda la mercancía está en la zona de picking, los pasillos se alargan y el preparador camina entre cajas cerradas. Si está toda en reserva, cada pedido es subir al altillo. Lo razonable es lo de en medio: unas pocas unidades a mano y el resto guardado.

El precio de esa separación es que la balda de picking se vacía antes que la referencia. Y alguien tiene que llenarla.

Reponer un hueco no es comprar

Son dos cosas distintas y se confunden. Una referencia puede tener cuarenta unidades en reserva y la balda de picking vacía. No falta stock: falta bajarlo.

Comprar es otra cosa. Cuando una referencia baja de su stock mínimo o se queda sin unidades, Fulcora genera el pedido de compra al proveedor y puede enviárselo solo por correo. Eso cubre que la mercancía llegue al almacén. Que esté en el hueco correcto cuando llega el preparador es otra tarea, con otro responsable.

Reponer antes del turno, no cuando aparece el hueco vacío

Si se repone cuando el preparador se encuentra la balda vacía, la preparación se para: deja el pedido a medias, va a la reserva, baja una caja, la abre y vuelve. O deja el pedido incompleto y sigue con el siguiente, que es peor.

La alternativa es sencilla. Decidir para cada referencia cuántas unidades tiene que haber como mínimo en su balda de picking, y revisar antes de empezar —o en un momento tranquilo del día— qué baldas han bajado de ese número. Se repone con calma, una persona, y el recorrido de preparación ya no se interrumpe.

Cuando los pedidos se multiplican, el método no cambia

Un almacén que prepara de memoria crece mal, porque crecer exige más memoria y la memoria no se contrata. Cada persona nueva tiene que aprender dónde está todo, y mientras aprende, pregunta.

Con ubicaciones, crecer es añadir manos, no rehacer el sistema. El pedido número cien se prepara igual que el número diez: ir al hueco que dice el móvil, leer el código, siguiente.

Un ejemplo de capacidad, anterior a Fulcora: en uno de los ecommerce con los que ha trabajado nuestro fundador, el almacén pasó de 10 a 100 pedidos al día sin despeinarse, con el sistema que él mismo había montado. No es una cifra de velocidad, es de capacidad: entraron muchos más pedidos y el almacén los absorbió.

La otra mitad de crecer es lo que cuesta el sistema. Nuestra cuota no sube por volumen de pedidos ni por número de almacenes: sube por tiendas Shopify, por empresas y por módulos. Preparar el doble no cambia la factura.

Cinco preguntas sobre tu preparación de pedidos antes de la campaña

Se contestan esta semana, en el almacén y sin instalar nada.

1. ¿Puede preparar un pedido completo alguien que no ha estado nunca en el almacén, sin preguntar a nadie?
2. Elige cinco referencias al azar. ¿Dirías en qué hueco está cada una sin ir a mirar? ¿Y lo diría cualquier otra persona del equipo?
3. El último error de preparación, ¿cómo te enteraste? ¿En el almacén, o por un correo del cliente?
4. ¿Quién repone la balda de picking, y cuándo? ¿Antes de empezar, o cuando alguien se la encuentra vacía?
5. La hoja que se imprimió esta mañana, ¿incluye los pedidos que entraron después? ¿Y quita los que se cancelaron?

Si fallas una, es un hueco concreto y se tapa. Si fallas tres o más, el problema no es de personas ni de ganas: es que el almacén no tiene direcciones.

Qué hacemos nosotros con esto

Fulcora es un ERP hecho sólo para ecommerce españoles que venden en Shopify. En el almacén es un SGA para ecommerce con ubicaciones y app móvil: recorrido de preparación ordenado por ubicación, varios pedidos en una pasada, aviso de error por artículo equivocado en las cajas con varios productos y recuentos por hueco. Alrededor, en el mismo sistema, la sincronización con Shopify, las agencias de transporte, las compras, la facturación y la contabilidad.

Si la mercancía la mueve un centro logístico externo, también sirve: lo integramos por API, para que los pedidos —los de Shopify y los que entran por otras vías— lleguen al centro sin que nadie los pase a mano y se facturen igual.

Desde 500 € al mes, sin permanencia y con un mes de preaviso. La implantación se presupuesta aparte. No hay prueba gratuita: hay una demo en la que miramos cómo preparáis hoy y te decimos si esto te encaja. Si no te encaja, te lo diremos.