Somos Fulcora, un ERP hecho sólo para ecommerce españoles que venden en Shopify y tienen almacén propio. Esto no es una comparativa ni una lista de defectos: es una lista de síntomas. Seis, cada uno con una pregunta que se contesta sí o no y una comprobación que puedes hacer esta misma tarde, sin pedirle un informe a nadie. Léelo con tu operación delante y ve marcando. Al final contamos qué significa cada número de casillas.
Cómo se lee esta lista, y por qué no va de defectos de Holded
Holded hace bien lo que hace, y por eso lo tienes. Factura, contabiliza y le deja los libros en orden a tu asesor. Se contrata en una tarde y no necesita ningún proyecto por delante. Ahí empieza prácticamente todo ecommerce español, y ahí empezaste tú con buen criterio.
Lo que cambia con el tiempo no es el software: es la empresa. Una nave, gente preparando pedidos, agencias de transporte, devoluciones entrando cada día y una pila de apps colgando de Shopify que hace tres años no existía. Ninguna de las seis señales de abajo dice que tu software de facturación funcione mal. Dicen que hay trabajo que hoy no lo hace nadie.
Así que aquí no hay nada que admitir. Esto se lee para saber en qué punto estás, no para darte cuenta de que te equivocaste.
Señal 1. Tu almacén funciona porque alguien se lo sabe de memoria
En la estantería hay cajas. En tu sistema hay un número de unidades. Entre esas dos cosas, lo único que hay es una persona que sabe dónde está cada referencia.
Mientras esa persona esté, el almacén va. El día que no está, la preparación se hace a base de preguntar y de dar vueltas por los pasillos.
La pregunta: ¿puede alguien que lleve dos semanas en la empresa preparar un pedido completo sin preguntarle a nadie dónde está nada?
Compruébalo esta tarde: coge tres referencias al azar de un pedido de hoy y dáselas a la persona con menos antigüedad del almacén. Mira si va directo o si va preguntando.
Si la respuesta es no: tu almacén no está en ningún sistema. Está en una cabeza. Saber cuántas unidades tienes no es lo mismo que saber en qué pasillo y en qué estantería están, y un programa de facturación no tiene por qué saber lo segundo: no es lo que vende.
(→ enlace en el cuerpo a /producto/, con anchor sobre el almacén con ubicaciones y la app móvil. Una línea corta, sin desarrollar el argumento: se desarrolla en la landing.)
Señal 2. El stock cuadra porque alguien lo cuadra, no porque cuadre solo
Hay un Excel. Lo actualiza siempre la misma persona, normalmente a última hora, y de ahí salen las cantidades que acaban en Shopify. Cuando algo no cuadra, se corrige a mano y se sigue.
Eso no es un sistema de stock. Es una persona haciendo de sistema de stock.
La pregunta: si esa persona se va dos semanas de vacaciones, ¿sigue cuadrando el stock?
Compruébalo esta tarde: abre ese fichero y mira dos cosas. La fecha de la última modificación y quién la hizo. Si en los últimos seis meses hay un solo nombre, ya tienes la respuesta.
Si la respuesta es no: el problema no es el Excel, es que la información sólo existe mientras alguien la mantiene. Vender de más y quedarte con pedidos que no puedes servir deja de ser un accidente y pasa a ser cuestión de tiempo.
(→ cuando exista, enlace al artículo 1 del blog, el del descontrol de stock.)
Señal 3. Pagas una suscripción aparte sólo para hablar con tus transportistas
Un programa de facturación y contabilidad no se conecta directamente con tus agencias: llega hasta ellas a través de una plataforma de envíos de terceros, y esa plataforma es otra suscripción. Está en su propia documentación pública, no es una interpretación nuestra.
Funciona. Pero significa que documentar un envío y recuperar un seguimiento son cosas que pagas aparte, y que viven fuera del sitio donde está tu pedido.
Las preguntas, que aquí son dos: ¿pagas una herramienta cuya única función es imprimir etiquetas y traerte los seguimientos? ¿Y cuadra la factura que te pasa la agencia a final de mes con lo que creías que te costaban esos envíos?
Compruébalo esta tarde: coge el extracto de la tarjeta de empresa del mes pasado y marca las suscripciones de software. Después coge la última factura de tu agencia y elige cinco envíos al azar. Mira si sabes decir, sin llamar a nadie, por qué cada uno costó lo que costó.
Si la respuesta es sí a la primera y no a la segunda: tienes un coste de envío que no controlas y que se come margen sin aparecer en ningún sitio. Nosotros integramos cualquier agencia que tenga API sin coste para ti, y eso va dentro de la cuota.
Señal 4. Una devolución entra por el muelle y nadie sabe decir dónde acaba
El operario abre la caja, ve que vuelve un jersey y lo deja en una balda. A partir de ahí, que eso vuelva al stock, que se abone al cliente y que llegue a la contabilidad depende de que alguien se acuerde de hacerlo.
Casi siempre se acuerda. El problema es el «casi», y que se esconde dentro del volumen: una empresa que factura mucho no nota lo que se le escapa por aquí.
La pregunta: ¿puedes seguir el rastro completo de una devolución concreta sin llamar a nadie?
Compruébalo esta tarde: coge tres devoluciones del mes pasado. De cada una, responde tres cosas. Si el producto volvió al stock. Si se abonó y por qué importe. Si esa operación aparece en la contabilidad del mes. Son nueve respuestas. Cuenta cuántas tienes.
Si te faltan respuestas: no es un fallo de tu equipo. Es que ninguna de tus herramientas es la dueña de ese recorrido, así que el recorrido depende de la memoria de la gente.
(→ enlace a /verifactu-shopify/, media frase: si además estás mirando qué te obliga a cambiar en tu facturación, lo contamos ahí. Sin vender urgencia: hay lectores acogidos al SII a los que VeriFactu no les aplica.)
Señal 5. No sabes cuánto vale lo que hay en la nave ni a qué margen vendes
Dos preguntas que un ecommerce responde solo cuando es pequeño y deja de responder en cuanto crece. Cuánto vale ahora mismo el inventario que tienes en la nave. Y a qué margen estás vendiendo de verdad, después de descuentos, rebajas y códigos promocionales.
La pregunta: ¿puedes contestar las dos hoy, con un número, sin que nadie se ponga a hacer cuentas?
Compruébalo esta tarde: pide el inventario valorado a cierre de ayer. Cronometra cuánto tarda en llegar y fíjate de dónde sale. Después coge la campaña de descuentos más agresiva del último trimestre y pregunta a qué margen se vendió.
Si no llegan los números, o llegan de un Excel que actualiza alguien los viernes: estás decidiendo compras y descuentos a ojo. Puede salir bien mucho tiempo. No es lo mismo que saberlo.
Señal 6. Nadie sabe cuántas apps hay conectadas ni quién responde de cada una
Cada app se instaló por un motivo razonable y en un momento distinto. Una para devoluciones, otra para etiquetas, otra para suscripciones, otra para inventario. Cada una toca pedidos, stock o documentos. Ninguna se instaló pensando en las demás.
La pregunta: ¿hay alguna app conectada a tu Shopify que nadie de la empresa sepa explicar qué hace exactamente?
Compruébalo esta tarde: entra en el panel de aplicaciones de tu tienda y cuéntalas. Una por una, di quién decidió instalarla, qué datos toca y qué pasaría mañana si dejara de funcionar. Las que no sepas contestar son las que importan.
Si hay más de una sin dueño: el dato que produce esa app entra igualmente en tu operación y nadie responde de él. Ahí no falta una app: sobra el hueco entre ellas.
Cuenta tus casillas
- Ninguna o una. No es tu momento y no vamos a decirte lo contrario. Guarda la lista y
vuelve a pasarla cuando abras otro almacén, otra tienda o dupliques pedidos.
- Dos o tres. Estás tapando el hueco con horas de alguien. Funciona, y funciona bien,
hasta el día que esa persona está de baja o se va. No es urgente; es previsible.
- Cuatro o más. No tienes un problema de herramienta. Tienes un flujo que no es de
nadie, y cambiar una pieza por otra no lo arregla.
Las seis preguntas apuntan al mismo sitio
Vuelve a mirarlas. Ninguna se resuelve con una funcionalidad concreta. Todas preguntan lo mismo desde un sitio distinto: quién es el dueño del recorrido completo, desde que entra el pedido hasta que el dinero y el stock acaban donde tienen que acabar.
Hoy, en la mayoría de estas empresas, ese dueño no existe. Cada herramienta hace bien su parte y el conjunto falla, y cuando llamas a preguntar ninguna lo reconoce como suyo, porque técnicamente ninguna tiene la culpa. Es el patrón que se repite en varios de los ecommerce con los que ha trabajado nuestro fundador.
Qué viene después de Holded cuando llegas a este punto, qué se sustituye, qué cuesta cada camino y cómo se cambia sin parar el almacén lo hemos escrito entero en otra página, porque no cabe en un artículo.
*(→ enlace principal del artículo, a /alternativa-a-holded/. Anchor sugerido: qué viene después de Holded para un ecommerce con almacén. Va aquí, en el punto exacto en el que el lector lo pide, no sólo en el cierre.)*
Si hoy no has marcado casi nada, qué mirar dentro de seis meses
Preferimos decírtelo aquí que hacerte perder una hora de reunión.
Si lleváis la tienda dos o tres personas y las seis preguntas te salen bien, lo tienes bastante bien montado y esto no te compensa todavía. Vuelve a pasar la lista cuando el negocio cambie de tamaño: otra tienda o otra sociedad, más manos preparando a la vez en el almacén, o devoluciones que dejan de ser un caso raro. No hay un momento exacto, y quien te diga lo contrario te lo está vendiendo.
Cuando cambie una de esas tres, vuelve a pasar la lista.
Qué hacemos nosotros con esto
Fulcora es un ERP hecho sólo para ecommerce españoles que venden en Shopify y tienen almacén propio. Pedidos, almacén con ubicaciones y app móvil, agencias de transporte, devoluciones, facturación y contabilidad, VeriFactu, SII y TicketBAI. Un solo sistema que es dueño de todo el recorrido, que es exactamente lo que ninguna de las seis señales tiene hoy.
Desde 500 € al mes, sin permanencia y con un mes de preaviso. La implantación se presupuesta aparte.
Si has marcado cuatro casillas o más, empieza por aquí: qué viene después de Holded para un ecommerce con almacén.
(→ enlace a /precios/ en el párrafo de los 500 €.)